Arhiv Servis, prva domaća firma za čuvanje poslovne dokumentacije

Arhiviranje poslovne dokumentacije je nešto što još uvijek nije jako popularno u Bosni i Hercegovini. Nisu postojale zvanične firme koje bi se bavile time, a i u tradicionalnom uredu, svi dokumenti su se čuvali ili se još uvijek čuvaju u raznim oblicima, dok su većinom sortirani u označenim registratorima.

Tradicionalni način čuvanja poslovne dokumentacije zahtjeva održavanje, odgovarajuću opremu i prostor. Međutim, od juna ove godine na području BiH tačnije u Sarajevu osnovan je Arhiv servis, prva domaća firma koja se bavi arhiviranjem poslovne dokumentacije.

Stoga, svi oni koji žele da stvore ured bez papira odlučuju se na arhiviranje poslovne dokumentacije u ovoj firmi.

Arhiv Servis d.o.o. je firma koja pruža potpunu uslugu upravljanja poslovnom dokumentacijom po najvišim svjetskim standardima. Nude cjelovito rješenje za obuhvat i upravljanje dokumentima tako što su razvili kompletan sistem usluga, od skladištenja poslovne dokumentacije, sređivanja, skeniranje papirne dokumentacije i pretvaranje u digitalni oblik, dostave dokumentacije na zahtjev u najkraćem roku do uništavanja.

Dobri uslovi za pohranjivanje dokumentacije

Skladišni centar u kojem je pohranjena dokumentacija posjeduje idealne uslove za pohranjivanje dokumentacije te je opremljen sistemom kontrole klimatskih uslova.

Direktorica firme Nejla Ćesir kazala je za Anadolu Agency da je firma osnovana u martu ove godine, ali je zvanično sa radom krenula u julu. Na ideju za osnivanje firme ovog tipa došla su dvojica Sarajlija vodeći se ličnim iskustvima i problemima sa pohranom dokumentacije vlastitih firmi.

“Sa osnivanjem smo krenuli prošle godine, ali nažalost zbog birokratskih prepreka smo sve završili u martu. Na ideju su došli suvlasnici firme koji su imali probleme sa dokumentacijom u svojim firmama. Jedan od suvlasnika kada je trebao da prebaci dokumentaciju svoje firme nastao je haos dok smo našli mjesto gdje ćemo držati dokumentaciju”, pojasnila je Ćesir.

Riječ je bila o velikoj količini dokumentacije koja zauzima ogroman prostor. Jedan od suvlasnika je radio u jednoj od zemalja Evropske unije (EU) te je imao ideje kako to tamo unkcioniše.

“Sastavili smo sve ideje i došli do realizacije. Dolaze nam firme koje imaju mnogo dokumentacije, a nemaju dovoljno prostora gdje bi ostavili tu dokumentaciju i kako bi bolje iskoristili svoj poslovni prostor. Jeftinije im dođe da kod nas arhiviraju tu dokumentaciju”, istakla je Ćesir.

Skladišni centar Arhiv Servisa je u potpunosti osiguran od neželjenih ili neovlaštenih ulazaka, te raznih elementarnih nepogoda kao što su poplave i požari.

Osiguranje skladišnog centra čini vrhunski sistem tehničke zaštite , detektori kretanja, video nadzor ispred i unutar skladišta, sistem zaštite od požara. Cijeli sistem je u funkciji 24 sata na dan.

“Naše skladište za arhiviranje je napravljeno po visokim evropskim standardima, a sve pratimo preko našeg servera. Podaci su tu sigurni. Kao dodatna zaštita je to što smo se mi i osigurali. Ispunili smo sve uslove koji su potrebni da bi jedan arhiv servis ispunio uslove za arhiviranje”, naglasila je Ćesir.

Svaka firma koja u Arhiv Servisu pohranjuje dokumentaciju ona je osigurana na 50.000 KM. S obzirom da su poprilično novi na ovom području lista klijenata se širi.

“Na početku je to bila nepoznanica. Bila je nepoznanica da postoji firma koja će čuvati nečiju dokumentaciju. Kod nas u kontrolu su dolazili iz Historijskog arhiva Sarajevo, tražili smo da nam oni daju mišljenje da li ispunjavamo uslove za arhiviranje”, pojasnila je Ćesir.

Prijavilo se već desetak klijenata

Kako je kazala, prema njihovoj ocjeni oni ispunjavaju sve uslove za ovaj posao.

Arhiv Servis ovog tipa jedini je domaći proizvod u BiH.

“U regiji imaju Hrvatska i Srbija, a što se tiče BiH mi smo prva domaća kompanija koja je registrovana kao takva u ovoj zemlji”, ispričala je Ćesir.

Arhiv Servis svakodnevno opravdava povjerenje svojih klijenata održavajući kvalitetu usluge na zavidnoj razini, vodeći brigu o sigurnosti pohranjene dokumentacije, te pružajući dugotrajna rješenja koja povećavaju efikasnost i uštede klijentima.

“Svaka kompanija ima mogućnost izbora da li želi da njihova dokumentacija uopšte skenira i digitalizuje jer ako neko ne želi da se dokumentacija vidi mi pri preuzimanju svaki registrator zapečatimo posebnim naljepnicama. Potpiše se i onaj ko predaje dokumentaciju i mi kao preuzimači. Velika je odgovornost na nama. Morali smo potpisati i različite izjave o čuvanju poslovne tajne, povjerljivosti podataka”, poručila je Ćesir.

Već imaju desetak klijenata i posao se širi. Ćesir je mišljenja da su ipak, za kratak vremenski period stekli povjerenje klijenata.